ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОНОМ В СЛУЖЕБНОЙ СИТУАЦИИ

Разговаривая по телефону, следует контролировать свою интонацию, тон, дикцию. Не следует кричать в трубку: это не улучшает слышимости, но делает ваш тон излишне возбужденным и нервозным.

Этикет четко оговаривает правила пользования телефоном В СЛУЖЕБНОЙ СИТУАЦИИ.

Ситуация 1: Вам звонят

  1. Если у Вас зазвонил телефон, трубку лучше снимать после второго звонка. По скорости вашей реакции на звонок абонент будет судить о степени вашей заинтересованности в разговоре, о вашей отдаленности от аппарата, о вашей занятости.
  2. Отвечая на звонок, избегайте слов «Да», «Говорите», «Алло». В соответствии с правилами этикета вы должны поздороваться, назвать себя и организацию. «Добрый день. Приемная…... {ОРГАНИЗАЦИЯ}». Невыполнение этого требования во многих странах считается одним из самых серьезных нарушений служебного этикета. Недопустимы такие формы ответа на звонок – «Кто звонит?», «Вам кого?», «Что Вы хотите?».
  3. Внимательно слушайте собеседника, никогда не перебивайте его.
  4. Следите за своим тоном, избегая выказывать нетерпение, раздражение, отсутствие интереса к теме разговора.
  5. Старайтесь, чтобы Ваши фразы по возможности были короткими, вопросы – четкими и краткими.
  6. Не следует задавать сразу несколько вопросов, не дожидаясь ответа.
  7. Старайтесь интонационно выделять наиболее важное, учитывая, что после пауз слова звучат наиболее отчетливо.
  8. Однако, если Вы говорите что-то неприятное для собеседника, старайтесь не выделять эти слова интонационно, чтобы его не обидеть.
  9. Если ваш собеседник раздражен, Вы можете разрядить ситуацию:
  10. Называя имена, фамилии, названия, цифры, произносите их четко и неторопливо, проверяйте правильность восприятия их собеседником, используя реплики для корректировки общения: «Как Вы меня слышите?», «Не могли бы Вы повторить?».
  11. Если телефон звонит в то время, когда Вы заняты разговором по другому телефону, следует:
  12. Иногда ввиду важности разговора Вы не можете ответить на второй звонок. За исключением крайней необходимости не следует прерывать начатый разговор, переключая внимание на второго собеседника: этим Вы проявите невнимание и неуважение к первому.
  13. Если разговор затягивается, очень важно уметь вежливо закончить его, не обидев собеседника: «Простите, что Вас прерываю, но…», «Очень приятно с Вами беседовать, но…». Для завершения разговора можно сослаться на большую занятость, необходимость завершить начатую ранее работу или принять пришедшего посетителя. Однако в этой ситуации всегда важна деликатность, чтобы у собеседника не осталось неприятного осадка от общения с Вами, даже если он излишне словоохотлив и не умеет лаконично излагать свои мысли.
  14. Иногда для подготовки ответа на звонок вам необходимо на время отойти от телефона, однако не следует после слов «Прошу Вас подождать» оставлять телефон, не дожидаясь ответа: может быть, Вашему собеседнику некогда ждать, и он предпочел бы перезвонить в другое время.
  15. Если вы договорились о звонке, то это обещание необходимо обязательно выполнить, стараясь перезвонить при первой возможности, но не позднее, чем в течение суток.
  16. Заканчивая телефонный разговор, следует строго выполнять важнейшее правило этикета: первым кладет трубку тот, кто звонил. Если позвонили Вам, недопустимо прерывать разговор прежде, чем Ваш собеседник попрощается с Вами, и Вы услышите гудки отбоя.
  17. Если во время разговора на телефонной линии произошел сбой, и беседа прервалась, перезванивает тот, кто только что звонил.

Ситуация 2: абонент соединяется через секретаря

  1. Отвечая на звонок, никогда не следует произносить слово «Алло». Секретарь должен поздороваться, назвать свою организацию и в крайнем случае сказать: «Я Вас слушаю». Недопустимо задавать вопросы типа «Кто это?», «Кто его спрашивает?», «Что Вам нужно?», «Зачем он Вам нужен?».
  2. По поведению секретаря у телефона формируется первое представление об организации и ее руководителе. Негативное впечатление, оставленное после общения с невоспитанным секретарем, надолго сохраняется в памяти. Секретарь должен быть предельно вежлив, корректен, любезен и тактичен. Отвечая на звонок, секретарь должен поинтересоваться, кто и по какому вопросу звонит, если есть возможность, переадресовать звонок другому сотруднику или посоветовать, когда лучше позвонить в случае отсутствия руководителя на месте. При этом следует несколько раз повторить дату и время следующего звонка или встречи, фамилию, номер телефона – все то, что, по вашему мнению, следует запомнить позвонившему. Недопустимы ответы типа: «Занят», «На совещании», «Не знаю, когда будет», «Сегодня не будет».
  3. Во всех случаях надо избегать ответов «Я не знаю», «Мы не можем этого сделать», «Вы должны…», «Подождите секундочку». Если секретарь не может тотчас дать ответа, лучше сказать: «Разрешите, я уточню это для Вас» или адресовать звонок сотруднику, способному ответить на поставленный вопрос. Модальную форму «Вы должны» лучше заменить более мягкой: «Лучше было бы…», «Для Вас имеет смысл…». Если Вам требуется время для подготовки ответа и необходимо отойти от телефона, следует предупредить собеседника: «Для выяснения этого вопроса мне потребуется две-три минуты. Вы можете подождать?» или предложить перезвонить, назвав время. Если же подготовка ответа потребовала от Вас большего времени, следует переспросить абонента: «Вы можете еще немного подождать?».
  4. Никогда не записывайте фамилии и номера телефонов на клочках бумаги или листках календаря. У секретаря для этой цели должны быть специальные тетради или журнал регистрации телефонных переговоров.
  5. Этикет телефонных разговоров предусматривает четкий порядок действий секретаря в случае соединения руководителя с другим должностным лицом.

Предположим, министр Иван Иванович просит секретаря соединить его с директором завода Петром Петровичем. Секретарь министра набирает номер телефона директора завода. Трубку снимает его секретарь. Секретарь министра, здороваясь, спрашивает: «Петр Петрович на месте?».Секретарь директора отвечает утвердительно. Секретарь министра добавляет: «С ним хочет поговорить министр. Соедините, пожалуйста». Секретарь директора по местному телефону сообщает: «Петр Петрович, с вами хочет говорить министр». Тот отвечает: «Соединяйте», - и берет трубку. И уже секретарь министра здоровается с директором завода и говорит: «С Вами сейчас будет говорить министр».

Смысл этих переговоров – в соблюдении служебной субординации. Секретарь директора завода сам не должен говорить с министром. За правильность и точность соединения отвечает тот, кто звонит. Старший по званию никогда не должен ждать. При равном служебном положении ждет тот, кто звонит. В нашем примере это – секретарь министра.

Ситуация 3: Вы звоните.

Прежде чем звонить, необходимо подумать, о чем Вы хотите сообщить или какие вопросы задать, какую информацию хотели бы получить: это сэкономит время собеседника и Ваше. К телефонному разговору необходимо тщательно готовиться: четко определить для себя цель звонка, заранее подобрать необходимые документы, материалы, их номера и даты, адреса, номера телефонов, которые могут Вам пригодиться во время беседы. Вам поможет также заранее составленный план беседы, вопросы, ответы на которые Вы хотели бы получить. Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, предполагающим однозначный ответ.

По окончании разговора полезно потратить 3-5 минут на анализ содержания разговора, его стиля, своих возможных ошибок и их причин.

Несколько рекомендаций, вытекающих из требований этикета телефонных разговоров:

  1. Куда бы Вы не звонили, никогда не следует начинать разговор с вопросов «Кто это?», «Кто говорит?».
  2. Как только вас соединили с абонентом, следует назвать свои имя и фамилию, а также место работы и должность: это сориентирует собеседника и приблизит Вас к главной цели звонка.
    Если трубку снял секретарь, то, поздоровавшись и представившись, необходимо кратко изложить причину звонка. Если Вы сами этого не сделаете и секретарь Вас об этом спросит – не обижайтесь: это обязанность секретаря, к которой надо относиться с пониманием и уважением. Имя и фамилия должны произноситься четко и неторопливо.
  3. Любой телефонный разговор предполагает вежливость и корректность. Однако излишняя вежливость неуместна. Нагромождение слов «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если можно… Если Вам не трудно» отнимает время и создает впечатление Вашей неуверенности и даже приниженности. Во всех случаях сохраняйте чувство достоинства Вашего собеседника и свое собственное.
  4. Помните, что Вы звоните в удобное для Вас время, поэтому не стоит обижаться, если Вас попросят перезвонить.
  5. Избегайте «повисших в воздухе» звонков. Даже если Ваш вопрос решился, и необходимость в повторном звонке отпала, в любом случае лучше перезвонить. Этот звонок укрепит Ваши личные взаимоотношения и Вашу репутацию человека обязательного и воспитанного.
  6. Если Вы звоните человеку, которого не оказалось на месте, попросите передать ему, что Вы звонили.
  7. Договорившись о телефонном звонке, перезванивая, Вы не всегда уверены, что Вас помнят. В этом случае следует назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора.
  8. Будьте кратки и лаконичны в изложении проблемы, с которой Вы обращаетесь в другое учреждение.
  9. Никогда не говорите по телефону с набитым ртом, не жуйте и не пейте. Если во время разговора Вы чихнули или закашляли, постарайтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если Вам покажется, что собеседник все слышал, надо сказать «извините».